Wenn der Quote-to-Cash-Prozess endlich rund läuft
Was erfolgreiche Teams anders machen
Stell dir vor, du startest deinen Arbeitstag und das CRM zeigt dir: Das Angebot, das dein Vertriebsteam gestern verschickt hat, wurde vom Kunden unterschrieben. Finance hat die Rechnung automatisch generiert, die Zahlung ist unterwegs, und dank der von Revenue Operations optimierten Prozesse läuft alles reibungslos im System. Kein nerviges Hin- und Herschicken von Excel-Tabellen, keine E-Mail-Ketten, kein ständiges Nachfragen – alles funktioniert automatisch. Für viele klingt das wie ein Traum, aber mit einem optimierten Quote-to-Cash-Prozess (QTC) kann genau das Realität werden.
Warum Quote-to-Cash mehr ist als nur ein Prozess
Quote-to-Cash ist der Herzschlag jedes Unternehmens: Vom ersten Angebot über Vertragsfreigaben, Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang sind Vertrieb, Finance, Revenue Operations und Management beteiligt. Läuft alles sauber, profitieren alle Seiten: Umsätze werden schneller realisiert, Kund:innen sind zufriedener, Teams arbeiten transparenter zusammen und Fehlerquellen werden minimiert.
Doch die Realität sieht oft anders aus. In vielen Unternehmen liegen Kundendaten, Produktinformationen und Preislisten verstreut in verschiedenen Systemen. Angebote werden per E-Mail freigegeben, Rechnungen manuell erstellt und Zahlungen mühselig nachverfolgt. Medienbrüche, doppelte Datenpflege und Verzögerungen sind die Folge – und ein hoher manueller Aufwand frisst wertvolle Zeit, die eigentlich für strategische Aufgaben genutzt werden könnte.
Die typischen Stolperfallen im klassischen QTC
Gerade für Manager:innen aus Vertrieb, Finance und Revenue Operations ist es frustrierend zu sehen, wie Prozesse ins Stocken geraten. Ein Beispiel: Der Vertrieb erstellt ein Angebot in Excel, schickt es per E-Mail an den Manager, der wiederum Änderungen anfordert, der Vertrieb passt es an, und am Ende geht alles zurück an Finance zur Rechnungsstellung. Oft dauert der gesamte Prozess Tage oder Wochen, obwohl er standardisiert ablaufen könnte.
Die Konsequenzen sind klar: Verzögerungen beim Umsatz, unzufriedene Kund:innen und überlastete Teams. Gleichzeitig fehlt die Transparenz: Keiner weiß genau, wer gerade welche Aufgabe bearbeitet, und jede Abteilung arbeitet teilweise mit veralteten Informationen.
Digitale und automatisierte Lösungen mit HubSpot
Hier kommt HubSpot ins Spiel. Der Commerce Hub ermöglicht es, den gesamten QTC-Prozess digital und automatisiert abzubilden. Angebote können direkt im CRM erstellt, Preise kalkuliert, Vertragsfreigaben automatisiert und Rechnungen elektronisch verschickt werden. Selbst wiederkehrende Zahlungen oder Subscriptions lassen sich sauber abbilden.
Ein Praxisbeispiel: Das Vertriebsteam erstellt ein komplexes Angebot für einen Kunden mit mehreren Produktpaketen und wiederkehrenden Leistungen. Das System berechnet automatisch die Preise, erstellt ein digitales Dokument, der Kunde unterschreibt per E-Signature, und Finance erhält automatisch die Rechnung. Keine Doppelpflege, keine Medienbrüche, kein Stress.
Vorteile der Integration von HubSpot Commerce Hub
Mit HubSpot werden Prozesse effizienter und Teams arbeiten transparenter zusammen. Alle Daten liegen zentral im CRM, sodass Vertrieb, Finance und Revenue Operations auf denselben Stand zugreifen. Automatisierte Workflows reduzieren Fehler, sparen Zeit und sorgen dafür, dass Aufgaben nicht liegen bleiben. Durch die Integration spezialisierter Tools wie easybill können Unternehmen GoBD-konforme Rechnungen erstellen, ohne Daten manuell übertragen zu müssen.
Darüber hinaus ermöglicht HubSpot flexible Angebots- und Preislogiken: Rabatte, Paketpreise, Add-Ons oder wiederkehrende Leistungen lassen sich direkt im System abbilden. Mit CPQ-Funktionen (Configure, Price, Quote) können Manager:innen maßgeschneiderte Angebote erstellen, ohne in Excel-Tabellen zu versinken. Digitale Signaturen und direkte Zahlungslinks machen den Prozess noch schneller und kundenfreundlicher.
Effektive Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Finance und Operations
Ein erfolgreicher QTC-Prozess ist nicht nur ein technisches Upgrade, sondern ein Motor für bessere Zusammenarbeit. Vertrieb, Finance und Revenue Operations arbeiten in einem System, kommunizieren transparent und wissen jederzeit, wer gerade welche Aufgabe übernimmt. Workflows definieren Verantwortlichkeiten, automatisierte Genehmigungen verhindern Verzögerungen, und alle Beteiligten behalten den Überblick.
Beispiel: Tom aus dem Vertrieb sieht sofort, ob Finance die Rechnung freigegeben hat. Das Projektteam startet direkt die Leistungserbringung, ohne auf Rückmeldungen warten zu müssen. Alle Teams sind synchronisiert – und das spiegelt sich in der Zufriedenheit der Kund:innen und im schnelleren Cashflow wider.
Live erleben: PeakSpot LAB in Berlin
Wer die Möglichkeiten von HubSpot nicht nur theoretisch, sondern praxisnah erleben möchte, sollte das PeakSpot LAB: Quote to Cash im CRM – mit und rund um HubSpot besuchen. Unsere Expert:innen zeigen live, wie moderne QTC-Prozesse funktionieren und wie Unternehmen ihre Vertriebs-, Abrechnungs- und Finanzprozesse digital transformieren können.
Wann: Donnerstag, 26. Februar 2026, von 13 bis 18 Uhr
Wo: HubSpot Office Berlin
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Fazit: Warum digitale QTC-Prozesse Zukunft sichern
Optimierte Quote-to-Cash-Prozesse sparen Zeit, reduzieren Fehler, steigern die Kundenzufriedenheit und verbessern die Liquidität. HubSpot bietet dafür die digitale Basis, praxisnahe Workflows und maximale Transparenz für alle Teams. Wer heute seine Prozesse digital abbildet, legt den Grundstein für ein agiles, zukunftsfähiges Unternehmen.
