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Print Mailing Automation App - Installation Manual

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Print-Mailing-Automation (1)

Print Mailing Automation App - Anleitung Setup

Installation der Print-Mailing Automation App

Zur Installation der Integrations-App in Ihrem HubSpot Portal kontaktieren Sie bitte unseren Support unter printmailingapp@konzepthaus-ws.de . Einer unserer Entwicklungs-Spezialisten benötigt Zugriff auf Ihr Portal, um die Installation gemeinsam mit Ihnen durchzuführen.



Registrierung bei der Post für Print-Mailing Automation

Für die Verwendung der App ist eine HubSpot Portal-ID Registrierung bei der Deutschen Post erforderlich. Kontaktieren Sie hierfür Ihren Customer Success Manager bei der Deutschen Post.

 

Deinstallation der Print-Mailing Automation App

Zur Deinstallation der App gehen Sie über die Einstellungen auf die verknüpften Apps. In der Übersicht wird Ihnen die Print-Mailing Automation App angezeigt. Klicken Sie dann auf die Aktionen und den Menüpunkt "Deinstallieren".

 

Adresseinstellungen

Globales Standard Mapping der notwendigen Eigenschaften zum Briefversand - Straße & Hausnummer, Postleitzahl, Ort

 

HubSpot-Einrichtung

Um die Print-Mailing Automation mit HubSpot zu verwenden, müssen Sie nach der Installation und dem initialen Setup der Adressvariablen die Kampagnen in der Benutzeroberfläche der HubSpot App erstellen. Daraufhin müssen Sie in den Post-Editor wechseln und weitere Konfigurationen an der Kampagne vornehmen

  • Werbeformat,
  • Sendungsinhalt,
  • Details,
  • Überprüfung der Zuordnung von Eigenschaften,

sowie die Gestaltung des Werbemittels im Editor, etc. Im letzten Schritt müssen Sie die Kampagne freigeben. Daraufhin wechselt der Status der Kampagne auf Aktiv. Nun kann sie in HubSpot in einem Workflow eingesetzt werden. 

Kampagnen

Kampagne erstellen

Zum Erstellen einer Kampagne klicken Sie in der Kampagnenübersicht oben rechts auf Kampagne erstellen. Nun müssen Sie den Namen der Kampagne angeben und haben die Möglichkeit HubSpot Kontakt-Eigenschaften als Variablen zu übergeben (siehe "Variablen"). Diese werden dann neben den vorher definierten Variablen aus den Adress-Einstellungen der Kampagne hinzugefügt und können im Post-Editor für Adress- oder Individualisierungsvariablen verwendet werden. Klicken Sie auf Speichern, um die Kampagne als Entwurf zu speichern. Sie kehren automatisch zur Kampagnenübersicht zurück.

 

Kampagne bearbeiten

Um eine Kampagne zu bearbeiten, klicken Sie auf der Kampagne auf das Stift-Symbol .

  • Es können nur Kampagnen bearbeitet werden, die den Status Entwurf oder Pausiert haben!

Es öffnet sich eine genauere Ansicht in der Sie neben dem Namen und zugeordneten HubSpot Kontakteigenschaften, weitere Informationen zur Kampagne (falls bereits eingestellt), sowie das Mapping der Adressvariablen einsehen können. 

Bearbeitet werden können in den Kampagneneinstellungen nur Variablen. Es können neue Variablen hinzugefügt werden und bestehende gelöscht werden. 

  • Die Variable, die zum Mapping der PLZ verwendet wird, darf nicht gelöscht werden, da sie zwingend erforderlich ist für eine Kampagne!

Nach dem Sie die Variablen angepasst haben, klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. Sie kehren automatisch zur Kampagnenübersicht zurück.

 

Variablen

Die Post bietet ähnlich wie HubSpot verschiedene Datentypen für Variablen. Die Integration unterstützt aktuell folgendes Datentyp-Mapping:

  • HubSpot      -    Print-Mailing Post
  • File               -    IMAGE_URL
  • Alle weiteren Typen    -   STRING
  • (PLZ-Feld) *  -  POSTAL_CODE

* Beim definieren des Feldes für die PLZ wird die Variable als POSTAL_CODE definiert. Damit wird sichergestellt, dass immer eine gültige Variable übergeben wird.

Bei der Auswahl der HubSpot-Variablen für das Mapping sieht man das Label in Fett, den internen Namen in Klammern und den Post-Datentyp auf der rechten Seite in Grau umrandet.

 

Kampagne löschen

Zum Löschen einer Kampagne klicken Sie auf das Müll-Symbol   bei der entsprechenden Kampagne. Die Kampagne wird automatisch aus dem Konto gelöscht. 

 

Kampagnen im Post-Editor anzeigen

Um zur Kampagnenübersicht auf der Postseite zu gelangen, klicken Sie in der oberen Leiste auf Dashboard. Von hier können Sie global alle Kampagnen einsehen und per Klick auf den Stift am rechten Rand die Konfigurationen öffnen.

Um eine einzelne Kampagne von HubSpot direkt im Post-Editor anzuzeigen, klicken Sie auf das Auge-Symbol  . Es öffnet sich daraufhin die Seite der Deutschen Post und die Konfigurationsübersicht der gewählten Kampagne erscheint.

Für weitere Infos zur Konfiguration der Kampagnen auf der Postseite lesen Sie die Dokumentation der Deutschen Post zum Print-Mailing.

 

Reporting

Wenn Sie bei einer Kampagne auf das Listen-Symbol  klicken, gelangen Sie zum Reporting-Überblick. Hier erhalten Sie eine Auflistung aller bestehenden Reports zu einer Kampagne. Pro Tag, an dem eine Sendung einer Kampagne versendet wird, wird ein Report erstellt. Im Überblick sieht man sofort die Anzahl an erfolgreichen sowie fehlgeschlagenen Sendungen an dem bestimmten Tag. Durch das Klicken auf Zeile öffnet sich der genaue Fehler-Report inklusive Fehlermeldung für einzelne Datensätze sowie die übermittelten Daten selbst.

 

Print Mailing versenden

Um Print-Mailings einer bestimmten Kampagne zu versenden, müssen Sie in HubSpot dafür einen kontaktbasierten Workflow erstellen. Daraufhin muss die Aktion Print-Mailing versenden eingebunden werden. Diese ist in der aktuellen Version nur in einem Kontakt-Workflow vorhanden und erscheint mit der Installation der App. Wenn Sie die Aktion einsetzen, müssen Sie definieren, welche Kampagne die Aktion versenden soll. Hierbei erscheint eine Liste an aktiven Kampagnen, aus der gewählt werden kann.

Wenn der Workflow aktiv ist, werden für Kontakte, die in dem Workflow ausgerollt werden, alle Daten der zugehörigen Kampagnen-Variablen (inkl. Adressvariablen) an die Post übergeben. Die Post überprüft im letzten Schritt ob alle Pflichtvariablen gültige Werte haben, und versendet im positiven Fall das Print-Mailing (je nach Konfiguration kann auch eine gesammelte Versendung erfolgen).

Um nachzuvollziehen, ob die Print-Mailing erfolgreich verschickt wurden, können Sie in der Benutzeroberfläche der App die erfolgreichen und fehlgeschlagenen Versendungen einsehen (siehe "Reporting" in der Print Mailing App).