HubSpot OpenAI-Connector
CRM-Daten in ChatGPT nutzen

Jetzt wird’s spannend: HubSpot hat eine neue Schnittstelle zu ChatGPT veröffentlicht – den OpenAI-Connector. Damit kannst du ab sofort direkt aus dem Chat heraus mit deinen CRM-Daten arbeiten. Kein Export, kein Umweg – einfach fragen, analysieren, loslegen.

Dass das Sinn macht, zeigt schon die Realität: Über 75 % der HubSpot-User:innen nutzen ohnehin schon ChatGPT. Der Connector macht daraus jetzt mehr als nur einen cleveren Textgenerator – nämlich ein echtes Tool für Marketing, Sales und Service, das deine eigenen Daten versteht und dir daraus konkrete Antworten, Analysen oder nächste Schritte liefert.

Egal ob du Personas analysieren, Vertriebspotenziale erkennen oder Service-Risiken frühzeitig sehen willst – du musst dafür keine Reports mehr bauen. Du fragst einfach:
„Welche Deals haben sich im letzten Quartal am längsten gezogen – und warum?“
Und ChatGPT antwortet – mit echtem Kontext, direkt aus deinem HubSpot-Account.

Funktionsweise des HubSpot-ChatGPT-Connectors

Der HubSpot-Connector lässt sich direkt im ChatGPT-Interface aktivieren. Zunächst schaltet ein HubSpot-Administrator im ChatGPT-Deep-Research-Modus die HubSpot-Datenquelle frei. Sobald im ChatGPT das HubSpot-Logo als Datenquelle ausgewählt ist, können autorisierte Nutzer ihre Fragen eingeben. Diese Fragen beantwortet ChatGPT auf Basis der verknüpften CRM-Daten – beispielsweise, indem es Segmente analysiert, Berichte erstellt oder Handlungs-Tipps ableitet.

Vorteile im Überblick

• Tiefere Einblicke in Deine CRM-Daten: Durch den direkten Zugriff auf HubSpot-Daten liefert ChatGPT schneller aussagekräftige Analysen. Die KI hat den vollen Kontext deiner Leads, Deals und Kontakte und kann zum Beispiel die wertvollsten Zielgruppen für neue Kampagnen ermitteln.
  
  
• Virtueller Datenanalyst: Der Connector wirkt wie ein zusätzlicher Analyst im Team – er durchforstet deine Daten auf Knopfdruck. Sales-Mitarbeiter erhalten automatisch Hinweise auf Risiko- oder Wachstumsfelder, und Marketing-Teams können konversionsstarke Kundenprofile identifizieren.
  
  
• Einfach zu nutzen: Die Einrichtung erfordert nur wenige Klicks im ChatGPT-Interface. Administratoren aktivieren den Connector in wenigen Schritten und verknüpfen das HubSpot-Konto. Danach können alle berechtigten Nutzer direkt im Deep-Research-Modus Fragen stellen – ganz ohne zusätzlichen Programmieraufwand.
  
  
• Vertraulichkeit und Sicherheit: HubSpot stellt sicher, dass jeder Nutzer im ChatGPT nur die CRM-Daten sieht, für die er auch in HubSpot berechtigt ist. Besonders wichtig: Deine Kundendaten fließen NICHT  in das KI-Training von ChatGPT ein.
  
  
• Sprach- und Szenarienvielfalt: ChatGPT antwortet in der eingegebenen Sprache und kann komplexe Geschäftsfragen durchdenken. Marketer, Vertriebler oder Servicemitarbeiter können etwa nach Performance-Metriken, Personas oder Pipeline-Schwachstellen fragen und erhalten direkt umsetzbare Antworten.

Datenschutz: Was passiert mit den Daten?

Ein zentrales Thema bei KI-Integrationen ist der Datenschutz. HubSpot betont ausdrücklich, dass über den Deep-Research-Connector abgefragte CRM-Daten NICHT  in die Trainingsdaten von ChatGPT einfließen. Um auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt HubSpot, in den ChatGPT-Einstellungen die Option „Improve the model for everyone“ auszuschalten, damit keine Daten für generelle Modell-Verbesserungen verwendet werden.

Zudem verlaufen Deep-Research-Abfragen in ChatGPT als sogenannte temporäre Chats. OpenAI löscht diese temporären Chats nach 30 Tagen komplett aus seinen Systemen und nutzt die Inhalte nicht für das Modelltraining. Das heißt: Deine HubSpot-Daten bleiben geschützt im Verlauf der KI-Konversation und werden nicht dauerhaft gespeichert oder an Dritte weitergegeben. Lediglich das ChatGPT-System nutzt die Infos während der Sitzung, um auf die aktuelle Frage zu antworten.

Automatisierung von Inhalten und Kommunikation – mit konkretem Nutzen für Marketing, Vertrieb und Service

Die ChatGPT-Anbindung in HubSpot bietet weit mehr als reine Datenanalyse. Sie eröffnet neue Möglichkeiten, um Inhalte und Kommunikationsprozesse gezielt zu automatisieren – und das mit minimalem manuellem Aufwand. Mithilfe der neuen Workflow-Aktion „Ask OpenAI“ lassen sich strukturierte Prompts automatisch an ChatGPT senden. Das System verarbeitet die Anfrage auf Basis der CRM-Daten und liefert direkt verwertbare Ergebnisse zurück, die nahtlos in Folgeaktionen überführt werden können.

Ein typisches Beispiel aus dem Marketing: Mit wenigen Klicks kann ChatGPT analysieren, welche Personas in den letzten 90 Tagen am schnellsten vom Lead zum Kunden konvertiert sind. Daraus leitet es konkrete Merkmale ab, die in zukünftigen Kampagnen gezielt angesprochen werden sollten – etwa für die Erstellung einer Lookalike-Zielgruppe oder den Start einer personalisierten E-Mail-Sequenz. Diese Erkenntnisse helfen nicht nur bei der Fokussierung auf die richtigen Zielsegmente, sondern steigern messbar die Effektivität deiner Maßnahmen.

Auch im Vertrieb lässt sich durch Automatisierung spürbarer Mehrwert schaffen. ChatGPT kann z. B. den Sales-Funnel für größere Deals ab einem bestimmten Volumen analysieren, Abschlussquoten und Zykluslängen vergleichen und die drei Phasen mit der größten Reibung identifizieren. Für jede dieser Phasen schlägt das System eine konkrete Taktik vor, um die Friktion zu verringern – zum Beispiel durch angepasste E-Mail-Vorlagen, Reminder oder bessere Segmentierungen. Diese Empfehlungen lassen sich direkt in der Phasenbeschreibung in HubSpot hinterlegen, was deine Vertriebsprozesse dauerhaft verbessert.

Für Service-Teams bietet die Integration enormes Potenzial: ChatGPT kann aktuelle Support-Tickets und Feedbackdaten auswerten, um gefährdete Kundenbeziehungen frühzeitig zu erkennen. Zeigt sich z. B., dass ein Kunde gleichzeitig negative Support-Erfahrungen gemacht und ein offenes Deal-Volumen hat, kann automatisch ein Churn-Risiko-Briefing für den zuständigen CSM erstellt werden – inklusive Einschätzung der Lage und Handlungsempfehlung. So gewinnen deine Service-Mitarbeitenden einen Vorsprung bei der Kundenbindung und können gezielter intervenieren.

Die technische Umsetzung ist übrigens unkompliziert. In wenigen Schritten lässt sich der HubSpot OpenAI-Connector aktivieren. Wie genau das funktioniert, zeigt HubSpot in einem anschaulichen Video direkt auf der offiziellen Seite:  Zum Erklärvideo auf hubspot.com

Breeze und ChatGPT – zwei Seiten derselben KI-Medaille

Viele unserer Kund:innen setzen bereits erfolgreich auf die HubSpot KI Breeze, um schnell Texte zu erstellen, E-Mails zu formulieren oder Meeting-Zusammenfassungen direkt im CRM zu generieren. Diese Funktionen sind direkt in HubSpot eingebettet, intuitiv nutzbar und eine echte Hilfe im Tagesgeschäft – vor allem für Marketing- und Sales-Teams, die effizienter kommunizieren wollen.

Der OpenAI-Connector geht noch einen Schritt weiter: Er bringt die volle Power von ChatGPT in die HubSpot-Datenwelt. Und das zeigt sich besonders dort, wo komplexe Zusammenhänge gefragt sind. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein HubSpot User möchte wissen, welche Kundentypen in den letzten Monaten besonders schnell vom Erstkontakt zum Abschluss gekommen sind – und warum. Mit Breeze wäre dafür eine manuelle Segmentierung nötig. Mithilfe des OpenAI-Connectors reichte ein einziger Prompt, und ChatGPT analysierte automatisch die Daten, schlägt entscheidende Merkmale vor und empfiehlt, wie man genau diese Persona gezielt ansprechen kann – inklusive passender Kampagnenideen.

Breeze und ChatGPT schließen sich nicht aus – sie ergänzen sich perfekt. Der HubSpot OpenAI-Connector eröffnet völlig neue Möglichkeiten für datengestützte Entscheidungen und automatisierte Prozesse. Unternehmen können jetzt mit nur wenigen Klicks tiefe Analysen in natürlicher Sprache durchführen und KI-generierte Inhalte direkt in ihre HubSpot-Workflows integrieren. Gleichzeitig sorgt das System dafür, dass deine sensiblen CRM-Daten geschützt bleiben.

Quellen: Offizielle HubSpot-Informationen zum Deep Research Connector hubspot.comhubspot.comhubspot.com sowie HubSpot-Hilfedokumentation und OpenAI-Richtlinien knowledge.hubspot.com help.openai.com knowledge.hubspot.com knowledge.hubspot.com.