VME Einrichtungspartnerring

Vor der Zusammenarbeit mit konzepthaus waren viele Service- und Registrierungsprozesse bei VME stark manuell geprägt. Nutzerzugänge für Mitglieder und Mitarbeitende wurden teilweise über unterschiedliche Systeme, manuelle Prüfprozesse und Excel-basierte Abläufe verwaltet. Gleichzeitig wuchs die Anzahl digitaler Services und Plattformen kontinuierlich, wodurch auch die Anforderungen an Datenqualität, Berechtigungen und Prozesssicherheit zunahmen.

Besonders herausfordernd war dabei die heterogene Systemlandschaft innerhalb des Händlernetzwerks: Unterschiedliche Unternehmensstrukturen, verschiedene ERP-Systeme und individuelle Berechtigungslogiken mussten in einer zentralen Plattform zusammengeführt werden, ohne die Nutzererfahrung unnötig zu verkomplizieren.

Gleichzeitig sollte HubSpot als zentrale Datenplattform etabliert werden, um Service-, Kommunikations- und Mitgliederprozesse langfristig in einer skalierbaren Systemarchitektur zusammenzuführen.

Gemeinsam mit konzepthaus entwickelte VME eine zentrale Plattform auf Basis von HubSpot, um die Verwaltung von Mitgliedern, Services und Zugriffsrechten vollständig digital abzubilden.

Über ein HubSpot Membership-Portal können sich Mitarbeitende der angeschlossenen Möbelhäuser heute eigenständig registrieren und verschiedene digitale Services beantragen. Im Hintergrund übernehmen automatisierte Workflows die Validierung von Unternehmensdaten, die Prüfung von Berechtigungen sowie die Kommunikation mit Microsoft Entra ID zur automatischen Vergabe von Zugriffsrechten.

Je nach Service greifen dabei unterschiedliche Prozesslogiken: Während einige Anwendungen direkt freigeschaltet werden, durchlaufen sensible Systeme zusätzliche Genehmigungsprozesse durch definierte Ansprechpartner oder Administratoren innerhalb der jeweiligen Unternehmen.

Durch individuelle Erweiterungen, Custom Modules und komplexe Workflow-Logiken konnte die Plattform exakt auf die Anforderungen des Verbands- und Händlernetzwerks zugeschnitten werden.

Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die vollständige Digitalisierung der Mitgliederregistrierung und Serviceverwaltung. Mitarbeitende können sich heute selbstständig über ein zentrales HubSpot Kundenportal registrieren und benötigte Services beantragen.

Im Hintergrund prüft HubSpot automatisiert Unternehmenszugehörigkeiten, E-Mail-Domains, Berechtigungen und Freigaben. Anschließend werden Nutzer über die Integration zu Microsoft Entra ID automatisch den entsprechenden Gruppen und Services zugewiesen.

Zusätzlich wurden verschiedene Prüf- und Freigabemechanismen entwickelt, um auch komplexe Unternehmensstrukturen sauber abzubilden. Dadurch konnten manuelle Abstimmungen und Supportaufwände deutlich reduziert werden, während gleichzeitig die Datenqualität und Prozesssicherheit verbessert wurden.

Parallel dazu wurden individuelle CMS-Module, Ticketprozesse und automatisierte Kommunikationsstrecken aufgebaut, um den gesamten Serviceprozess möglichst effizient und transparent abzubilden.

Heute bildet HubSpot damit nicht nur klassische CRM-Prozesse ab, sondern fungiert als zentrale Plattform für Mitgliederverwaltung, Serviceprozesse, Berechtigungsmanagement und digitale Kommunikation.

Ergänzend zur Mitglieder- und Serviceverwaltung wurde auf Basis von HubSpot auch eine zentrale Lösung für das Eventmanagement innerhalb des VME-Netzwerks aufgebaut. Ziel war es, Veranstaltungsprozesse möglichst effizient abzubilden und gleichzeitig alle relevanten Teilnehmer-, Unternehmens- und Kommunikationsdaten direkt mit den bestehenden Mitglieder- und Servicedaten zu verknüpfen.

Über die HubSpot-Plattform können Veranstaltungen heute zentral organisiert, Anmeldungen automatisiert verarbeitet und sämtliche Kommunikationsprozesse rund um Events digital gesteuert werden. Von der Einladung über die Registrierung bis hin zu Bestätigungen, Erinnerungen und nachgelagerten Kommunikationsmaßnahmen erfolgt die Abwicklung innerhalb einer zentralen Systemlandschaft.

Dabei profitieren die Verantwortlichen von einer vollständigen Transparenz über Anmeldungen, Teilnahmen und Interaktionen. Gleichzeitig stehen sämtliche Eventdaten unmittelbar für Auswertungen, Serviceprozesse und die weitere Kommunikation zur Verfügung. Durch die enge Verzahnung mit den bestehenden Mitglieder- und Unternehmensdaten entsteht ein ganzheitlicher Blick auf die Aktivitäten der angeschlossenen Möbelhäuser und ihrer Mitarbeitenden.

Die Integration des Eventmanagements in die bestehende HubSpot-Plattform reduziert manuelle Aufwände, verbessert die Datenqualität und schafft die Grundlage für skalierbare Veranstaltungs- und Kommunikationsprozesse innerhalb des gesamten Netzwerks.

Die größte Herausforderung bestand darin, die sehr unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Mitglieder, Services und Systemlandschaften in einem zentralen Prozessmodell zusammenzuführen. Besonders die Vielzahl an bestehenden ERP-Systemen, individuellen Unternehmensstrukturen und unterschiedlichen Berechtigungslogiken erforderte eine flexible und zugleich stabile technische Architektur.

Auch die Validierung von Nutzerregistrierungen stellte hohe Anforderungen an die Prozesslogik. Da viele Unternehmen mehrere Standorte, unterschiedliche Domains oder individuelle Zuständigkeiten besitzen, mussten umfangreiche Prüf- und Freigabemechanismen entwickelt werden, um fehlerhafte Zuordnungen zu vermeiden und gleichzeitig eine möglichst einfache Nutzererfahrung sicherzustellen.

Die Einführung der neuen Plattform bedeutete zudem für viele Beteiligte eine Umstellung auf neue digitale Prozesse und Abläufe. Schritt für Schritt konnten sich die neuen Strukturen jedoch im Alltag etablieren und die Vorteile der zentralen Plattform wurden zunehmend sichtbar.

Mit HubSpot als zentraler Plattform konnte VME zahlreiche bislang manuelle Prozesse automatisieren und die Verwaltung von Mitgliedern, Services und Berechtigungen deutlich effizienter gestalten.

Registrierungs-, Prüf- und Freigabeprozesse laufen heute weitgehend automatisiert im Hintergrund ab. Gleichzeitig stehen Service-, Unternehmens- und Nutzerdaten zentral zur Verfügung und können für Auswertungen, Kommunikation und Supportprozesse genutzt werden.

Besonders im Bereich Servicekommunikation und Datenanalyse ergeben sich dadurch neue Möglichkeiten: Zielgruppen können präziser angesprochen, Prozesse transparenter ausgewertet und digitale Services deutlich skalierbarer betrieben werden. Gleichzeitig reduziert die zentrale Plattform den administrativen Aufwand für interne Teams und verbessert die Nutzererfahrung für Mitglieder und Mitarbeitende.

Durch die Integration von HubSpot, Microsoft Entra ID und weiteren Systemen entstand eine skalierbare Plattformarchitektur, die als Grundlage für zukünftige Digitalisierungs- und Serviceprozesse dient.

Auch im Bereich Eventmanagement konnten zahlreiche Prozesse zentralisiert und automatisiert werden. Veranstaltungsdaten, Teilnehmerinformationen und Kommunikationsmaßnahmen werden heute in einer gemeinsamen Plattform verwaltet und stehen direkt für Reporting, Nachverfolgung und weitere Serviceprozesse zur Verfügung. Dadurch entsteht eine deutlich höhere Transparenz über die Nutzung von Veranstaltungen und eine verbesserte Grundlage für die Planung zukünftiger Angebote.