CaterMatch

Bevor CaterMatch mit HubSpot und konzepthaus zusammenarbeitete, war die Systemlandschaft stark fragmentiert und limitierte das weitere Wachstum. Zwar war bereits ein Tool im Einsatz, doch dieses stieß schnell an seine Grenzen: Prozesse waren stark manuell geprägt, Nachverfolgung von Fristen und Angebotsantworten wurde über E-Mails, Kalender und Excel gelöst, und es fehlte die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben effizient zu automatisieren. Besonders herausfordernd war die Tatsache, dass CaterMatch nicht – wie klassische CRM-Use Cases – nur eine einseitige Kundenbeziehung abbildet, sondern zugleich die Beziehung zu Caterern technisch sauber verwalten muss. Diese doppelte Beziehungslogik konnte mit dem bisherigen Setup nicht adäquat abgebildet werden. Es fehlte eine skalierbare Infrastruktur, die sowohl operative Prozesse entlastet als auch ein ganzheitliches Reporting ermöglicht.

Der Auswahlprozess für ein neues System startete bei CaterMatch mit einer gründlichen Evaluierung verschiedener Tools – von spezialisierten Nischenlösungen über größere Enterprise-Plattformen wie Salesforce bis hin zu CRM-Anbietern wie Pipedrive. Schnell zeigte sich: Viele Systeme deckten zwar Teilbereiche ab, waren jedoch entweder nicht skalierbar oder nicht in der Lage, die komplexe, bidirektionale Struktur der Geschäftsprozesse adäquat zu unterstützen. Die Entscheidung zugunsten von HubSpot fiel, weil die Plattform neben CRM-Funktionalität auch robuste Automatisierungs- und Workflow-Funktionen bot, die für die ambitionierten Ziele des Unternehmens essenziell waren. Der Kontakt zu konzepthaus kam über einen persönlichen Ansprechpartner bei HubSpot zustande, der die Expertise von konzepthaus im Aufbau komplexer HubSpot-Lösungen hervorhob.

Gemeinsam mit konzepthaus setzte CaterMatch in einem ganztägigen Workshop zunächst die notwendigen Prozesse in ihren Grundzügen auf, um sie im Anschluss strukturiert in HubSpot abzubilden. Die Implementierung erfolgte dabei nicht „von oben nach unten“, sondern iterativ: Zunächst wurden zentrale Prozesse wie das Anlegen von Deals, Angebotslogiken und Workflows definiert, anschließend wurde in mehreren Testphasen geprüft, ob die Automatisierungen wie gewünscht greifen. Besonders aufwendig war der Aufbau der Produktbibliothek in HubSpot, da Angebote bei CaterMatch oft mehrseitig, komplex und variabel sind.

Parallel zur Workflow-Automatisierung wurde die API-Integration zu easybill realisiert, damit Rechnungen und Gutschriften automatisiert erzeugt und an die Backend-Prozesse übergeben werden können. Zusätzlich wurde für die Caterer ein dediziertes Portal auf Basis von HubSpot CMS entwickelt, das ihnen im Self-Service-Prinzip einen vollständigen Überblick über anstehende und vergangene Caterings ermöglicht. Das Portal umfasst einen Kalender zur Darstellung der Auslastung und zum Blockieren von Tagen, die Einsicht und den Druck von Auftragsdetails sowie alle relevanten Informationen zu ihren Aufträgen. In mehreren intensiven Testphasen wurden die Automatisierungen verfeinert, Übergabefälle geprüft und Fehlerszenarien simuliert, sodass zum Go-Live ein robustes System zur Verfügung stand, das repetitive manuelle Tätigkeiten weitgehend eliminierte und zugleich eine solide Basis für Reporting und Monitoring bietet.

Die größte Herausforderung in diesem Projekt bestand darin, die oft impliziten Arbeitsweisen und individuellen Prozesslogiken der CaterMatch-Teams in ein formalisiertes System zu überführen, ohne dabei Flexibilität oder Geschwindigkeit zu verlieren. Insbesondere die Notwendigkeit, zwei parallel geführte Beziehungen (Kunde und Caterer) je Deal sauber in HubSpot abzubilden, stellte die Konzeption vor besondere Anforderungen. Viele Standardfunktionen mussten entlang individueller Geschäftsregeln erweitert oder neu gedacht werden.

Die Einführung der neuen Plattform erforderte eine kurze Eingewöhnungsphase: Mitarbeitende mussten sich an die neuen Dashboards, Visualisierungen und Auswertungsmöglichkeiten gewöhnen. Nach und nach wurden die Vorteile der Plattform deutlich sichtbar, und das Team konnte die Lösung effizient in den Arbeitsalltag integrieren.

Mit der HubSpot-Plattform als zentraler Daten- und Prozessbasis arbeitet CaterMatch heute deutlich effizienter und transparenter. Die weitgehende Automatisierung der Angebots- und Nachverfolgungsprozesse hat zu einer spürbaren Entlastung der operativen Teams geführt. Wo zuvor manuelle Kontrollschleifen nötig waren, greifen heute automatisierte Workflows, die Angebote, Fristen und Rückmeldungen zuverlässig steuern. Dank der zentralen Datenbasis können alle relevanten Informationen zum Kunden oder Caterer auf einen Blick eingesehen werden. Das schafft nicht nur eine bessere interne Zusammenarbeit, sondern liefert auch fundierte Einblicke für strategische Entscheidungen.

Neben den maßgeschneiderten Custom-Lösungen kommen selbstverständlich auch die HubSpot-Standards zum Einsatz, insbesondere im Marketing: Retargeting-Kampagnen, Sonder-Aktionen und segmentierte Ansprache nach Kundengruppen nutzen die bewährten Funktionen des Marketing Hub und ergänzen die individuellen Entwicklungen zu einer ganzheitlichen Plattform. Im operativen Alltag hat sich vor allem gezeigt, wie sehr Geschwindigkeit und Verlässlichkeit zugenommen haben: Teams können schneller auf Kundenanfragen reagieren, Auswertungen sind jederzeit verfügbar und Entscheidungen lassen sich datenbasiert treffen. Der 360-Grad-Blick auf alle Customer-Journey-Daten erleichtert nicht nur die Steuerung einzelner Prozesse, sondern schafft eine nachhaltige Grundlage für weiteres Wachstum.