COPA-DATA

COPA-DATA stand vor der Herausforderung, eine heterogene Systemlandschaft mit fragmentierten Marketing- und Vertriebsprozessen zu transformieren. Unterschiedliche Tools für Website, Kampagnen, Analytics & Reporting sowie CRM sorgten dafür, dass Assets und Daten mangels Integration mehrfach gepflegt werden mussten und eine konsistente Sicht auf Kunden und Leads nur schwierig möglich war.

Globale Marketingkampagnen ließen sich nur mit erhöhtem Koordinationsaufwand steuern und auswerten. Publishing-Prozesse beim Content-Management gestalteten sich wenig standardisiert, das Arbeiten mit mehreren Tools umständlich und fehleranfällig. Darüber hinaus führte das heterogene Setup zu besonders zeitintensiven User-Onboardings - im Kontext der steigenden Mitarbeiterzahl eine zusätzliche Komplexität.

Das Ziel war klar: eine zentrale Plattform, die global konsistente Kommunikation, effizienteren Prozessbetrieb und durchgängige Datenverarbeitung ermöglicht – und dabei skalierbar und wartungsarm bleibt.

Zur Umsetzung von ambitionierten Projekten im Zuge dieser Zielsetzung wählte COPA-DATA konzepthaus als Partner. Dank unserer langjährigen Erfahrung mit HubSpot, technologischen Integrationen und internationalen Rollouts waren wir der perfekte HubSpot Partner, COPA-DATA bei der Harmonisierung globaler Marketing- und Sales-Strukturen zu begleiten.

1. Einheitliche Plattform & globaler Rollout
   COPA-DATA startete mit HubSpot zunächst im Marketingumfeld, um Kampagnen, Landingpages und Content zentral zu steuern. Später folgte die Einführung des Sales Hub, um Vertriebsprozesse international zu harmonisieren und einheitlich zu verfolgen.
   
   
2. Datenintegration & Workflow-Automatisierung
   konzepthaus lieferte technisches Consulting und entwickelte API-basierte Lösungen, auch um bestehende Systeme mit HubSpot zu verbinden. So entstand eine durchgängige Datenstruktur, in der Kontakte, Leads und Aktivitäten zentral verwaltet werden. Über 200 automatisierte Workflows ordnen Leads nach Interessen und Verhalten mittels Custom Events und ermöglichen so eine zielgerichtete Verteilung sowie Qualifizierung im Marketing und Vertrieb. Auch für Website und Blog wurden entsprechend Interessen-basierte Module implementiert, wobei sich in Verbindung mit “Smart Rules” dynamisch personalisierte Inhalte realisieren lassen.
   
   
3. Website-Migration & internationale Contentsteuerung
   Die globale Unternehmenswebsite von COPA-DATA wurde im umfassenden Relaunch-Projekt gemeinsam mit konzepthaus komplett auf HubSpot Content Hub migriert. Rund 1000 mehrsprachige Website- & Blog-Seiten wurden strukturiert und für Kampagnen nutzbar gemacht. Die integrierten KI-basierten Übersetzungsfeatures optimieren das Ausspielen in mehreren Sprachen und reduzieren manuelle Aufwandsschritte erheblich bei gleichzeitigen Kosteneinsparungen. Inhalte, Kampagnen und Übersetzungen lassen sich nun global zentral steuern und lokal adaptieren. Hier geht's zur Webseite.
   
   
4. Transparenz & Reporting
   Durch neue Dashboards und automatisierte Analysen werden Marketing- und Sales-Aktivitäten in Echtzeit nachvollziehbar. Von der Leadquelle über Kampagnen bis hin zu Dealabschlüssen ist der gesamte Prozess transparent abgebildet, sodass Steuerung und Optimierung möglich sind.

Der schrittweise Rollout globaler Marketing- und Vertriebsprozesse in Verbindung mit der Migration und Integration unterschiedlicher Systeme war technisch und organisatorisch anspruchsvoll. So wurden beispielsweise auch beim Corporate Website Relaunch unterschiedliche Marktanforderungen, Sprachversionen sowie lokale Aspekte berücksichtigt, während gleichzeitig mit der Konzeption und Implementierung von standardisierten Lösungen eine smarte Adoption durch die Märkte sichergestellt werden musste.

Dank der agilen Vorgehensweise von konzepthaus, regelmäßiger Abstimmung mit den Projektteams und klarer Meilensteine wurde der Übergang reibungslos gestaltet und fristgerecht umgesetzt.

• Zentrale Plattform: Marketing, Vertrieb und Content werden in einem 360-Grad-System zusammengeführt.

• Reduzierter Pflegeaufwand: Content-Pages, Aktualisierungen, Übersetzungen und Kampagnen lassen sich einfacher managen, reviewen und automatisiert steuern.

• Beschleunigte Lead-Qualifizierung: Die Zeit von Marketing Qualified Lead (MQL) zu Sales Qualified Lead (SQL) wurde um ca. 75 % verkürzt – eine 3-fach schnellere Lead-Qualifizierung.

• Hohe Aktivitätsverfolgung: Über 30.000 User-Aktivitäten pro Monat werden im HubSpot-System erfasst, was datenbasierte Entscheidungen und automatisierte Workflows ermöglicht.

• Kosteneinsparung: Durch die Migration der Unternehmenswebsite auf HubSpot entfallen externe Hosting- und Wartungskosten – ca. 25.000 € jährlich.

• Skalierbares Wachstum: COPA-DATA hat eine solide Basis geschaffen, um internationales Wachstum effizient umzusetzen, Prozesse nachhaltig zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb zu verbessern.