DERTOUR
konzepthaus läutet neue Ära ein:
Reisekonzern DERTOUR launcht pionierhaftes Partnerportal auf HubSpot-Basis
Die DERTOUR Group ist einer der führenden europäischen Reisekonzerne und seit 2000 Teil der REWE Group. DERTOUR umfasst über 130 Unternehmen in 16 europäischen Ländern und betreibt mehr als 2.000 Reisebüros. Zum Portfolio gehören bekannte Marken wie Dertour, ITS Reisen und Meiers Weltreisen. Die DERTOUR Group bietet eine breite Palette an Reiseprodukten, darunter Veranstalterreisen, Spezialreisen und Geschäftsreisen in einem starken Online- und stationären Reisevertriebsnetz. Als Marktführer im stationären Reisevertrieb in Deutschland bedient DERTOUR jährlich Millionen von Reisenden.
Der Weg zur Lösung
Ausgangssituation: Gewünscht: ein attraktives und benutzerfreundliches Partnerportal
Früher nutzte DERTOUR lange Zeit das System Confluence als Plattform für die Kommunikation und Verwaltung seiner mehreren Tausend Partner. Doch das System war schwerfällig und umständlich zu pflegen: Jede neue Seite musste vom DERTOUR-Team manuell erstellt, jedes individuelle Zugriffsrecht für Partner händisch erteilt werden. Das war nicht nur zeitaufwändig und unflexibel, sondern verursachte auch zusätzliche Kosten für jeden neuen Benutzer. Die mangelnde Skalierbarkeit des Altsystems führte dazu, dass DERTOUR nach einer modernen, flexiblen Lösung suchte, die Prozesse automatisieren und Arbeitsabläufe vereinfachen sollte – für alle Nutzer.
Bei ihren Recherchen nach einer geeigneten Plattform stieß das DERTOUR-Team schnell auf HubSpot. Dort wurde ihnen ein erfahrener Implementierungspartner empfohlen: konzepthaus Web Solutions. Das gemeinsame Ziel war, eine neue, benutzerfreundliche Plattform für die aktuell rund 7.000 werbetreibenden Partner von DERTOUR zu schaffen, die nicht nur alle bisherigen Funktionen abdeckt, sondern auch skalierbar ist und Automatisierungen unterstützt.
Die Aufgabenstellung an Konzepthaus:
- Ablösung des alten Systems inklusive aller Funktionen
- Sicherstellung der Skalierbarkeit und Flexibilität
- Automatisierung von Prozessen zur Entlastung der Nutzer
- Datenmigration und Neustrukturierung
- Einführung eines neuen, benutzerfreundlichen Designs
Astrid Nadolni (Media Sales & Partnerships / Digitalization) von DERTOUR erinnert sich: „Unser altes System erforderte viel manuelle Arbeit, was nicht nur zeitaufwendig und umständlich war, sondern auch hohe Kosten produzierte. Für die Zukunft wollten wir eine attraktive, intuitive Plattform schaffen, die unseren Partnern eine deutlich verbesserte Benutzererfahrung bietet und zugleich unsere internen Prozesse vereinfacht.“
Herausforderung Die Challenge: Komplexe Datenmigration und Neugestaltung von Grund auf
Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten insbesondere die Datenmigration und Neustrukturierung. Monika Wisser, Geschäftsführende Gesellschafterin bei konzepthaus Web Solutions, erklärt: „Die über Jahre hinweg gewachsene Datenstruktur bei DERTOUR war sehr komplex. Das erforderte eine sorgfältige Bereinigung und klare Neustrukturierung, um die Effizienz im neuen System sicherzustellen. Auch die Ablösung des alten Systems stellte eine besondere Challenge dar, da alle bisherigen Prozesse vollständig in die neue Plattform integriert werden mussten. Dazu zählte auch die API-Anbindung, um die bestehende Datenbasis erfolgreich zu migrieren.“
Für die Gestaltung eines neuen, benutzerfreundlichen UI/UX-Designs kam ein weiterer Player ins Spiel: Konzepthaus beauftragte eine externe Agentur, die ein flexibles und modernes Designkonzept entwickelte. Die Zusammenarbeit vieler beteiligter Parteien erforderte umfassende Abstimmungsprozesse, um sicherzustellen, dass das neue Partnerportal sowohl funktional als auch visuell erstklassig und zugleich intuitiv bedienbar ist.
Auch das Thema Automatisierung stellte eine wesentliche Herausforderung dar. Das neue System sollte flexibel und skalierbar sein, um künftige Anforderungen problemlos bewältigen zu können. Um den manuellen Aufwand zu reduzieren und Prozesse effizienter zu gestalten, mussten zahlreiche Workflows automatisiert werden, insbesondere im Bereich der Partnerverwaltung. Monika Wisser kommentiert: „Zu Beginn war sich DERTOUR unsicher über den Komplexitätsgrad der zukünftigen Automatisierung. Wir erleben das oft bei Kunden, sie fragen sich: Was brauchen wir, was ist möglich? Das erforderte eine besonders gründliche Planung und intensive Beratung durch uns als Technologiepartner.“ Last, but not least war auch der straffe Zeitplan herausfordernd. Der Übergang vom alten Confluence-System zu HubSpot musste schnell und ohne größere Unterbrechungen erfolgen, was zusätzlichen Druck auf das Projektteam ausübte.
Katja Becker
DERTOUR
Lösung Mission erfolgreich: Maßgeschneiderte Plattform für DERTOUR
Konzepthaus WebSolutions entwickelte für DERTOUR eine maßgeschneiderte Lösung auf Basis von HubSpot, die zunächst als Minimal Viable Product (MVP) umgesetzt wurde, eine erste funktionsfähige Version. Ziel war es, eine moderne, effiziente Plattform zu schaffen, die die Anforderungen von DERTOUR und seinen Partnern erfüllt und zugleich künftige Erweiterungen ermöglicht. Um Unsicherheiten zu minimieren und die Schätzgenauigkeit zu verbessern, wurde ein Proof of Concept (PoC) durchgeführt, der den MVP-Scope, die wichtigsten Features und die zu migrierenden Datenobjekte definierte.
Ein zentraler Bestandteil war die vollständige Datenmigration von Confluence zu HubSpot, bei der alle Kampagnen, Maßnahmen sowie Benutzer- und Firmendaten erfolgreich übertragen wurden. Automatisierte Scripte erleichterten dabei die Zuordnung von Daten, z.B. von Kampagnen zu Nutzern und Firmen. Parallel dazu wurden in HubSpot CRM-Ansichten und Automatisierungen implementiert, um den Workflow und die Partnerkommunikation zu optimieren.
In Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister wurde das UI/UX-Design des Portals vollständig überarbeitet. Nach dem Atomic Design Prinzip entstanden u.a. bis zu fünf Design-Templates für unterschiedliche Seitentypen und 15 Module wie Hero-Banner, Event-Teaser und Kartenmodule.
Das neu entwickelte Partnerportal bietet hinter einem Login geschützte, dynamische Seiten, die automatisch generiert werden. So können DERTOUR-Partner ihre Inhalte in HubSpot selbst pflegen und alle Vertriebsprozesse transparent einsehen. Die umfassende Automatisierung im System ermöglicht es, Deals und Tickets heute automatisch zu erstellen, sobald bestimmte Phasen erreicht sind. Das steigert die Effizienz und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand erheblich
Das Portal bietet zahlreiche hilfreiche Funktionen, die den aktuell rund 7.000 DERTOUR-Partnern die Arbeit erleichtern. Im Partnerbereich können sie z.B. ihre Profile anpassen, indem sie Kontaktdaten oder Spracheinstellungen (Deutsch/Englisch) selbst verwalten. Über den Maßnahmenkatalog lassen sich sämtliche Aktivitäten filtern sowie maßgeschneiderte Angebote anfordern – diese Angebote werden automatisch im Partnerbereich angezeigt und schnurstracks an die zuständigen Marketingberater weitergeleitet. Eine detaillierte Übersicht über geplante Aktionen und den gesamten Marketingplan ist ebenfalls verfügbar. Der Dokumentenaustausch im Portal ist zentral organisiert, sodass Partner z.B. individuelle Dokumente wie Bilder oder Werbetexte für attraktive Kampagnen hochladen können. Durch das integrierte Reporting lässt sich der Erfolg jeder Kampagne dezidiert nachverfolgen. HubSpot managt und trackt alles.
Ein weiteres Highlight der Plattform ist die Echtzeit-Kommunikation: Über eine integrierte Chatfunktion können sich Partner direkt mit DERTOUR austauschen, was eine reibungslose und effiziente Live-Abstimmung ermöglicht.
Wir haben eng mit DERTOUR zusammengearbeitet, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und die Lösung iterativ zu entwickeln. Der Fokus lag darauf, den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten und gleichzeitig zukünftige Erweiterungen zu ermöglichen.
Ergebnisse Skalierbar, effizient, transparent: Neues Partnerportal setzt Maßstäbe
Die Einführung des neuen Partnerportals brachte für DERTOUR zahlreichen signifikante Verbesserungen. Eine der wichtigsten Errungenschaften ist die deutliche Effizienzsteigerung. Durch die Automatisierung von Prozessen und Nutzung dynamischer Templates konnte der manuelle Arbeitsaufwand erheblich reduziert werden. Kampagnen werden nun schneller und mit deutlich weniger Ressourcen umgesetzt. Zudem profitieren die DERTOUR-Partner von der neuen Skalierbarkeit des Systems: Neue Partner und Kampagnen können ohne zusätzlichen Aufwand oder Kosten in das Portal integriert werden. Dies führte auch zu erheblichen Kosteneinsparungen, da keine zusätzlichen Gebühren mehr für neue Benutzer anfallen.
Vorteile für DERTOUR
Ein weiterer großer Vorteil ist die verbesserte Kommunikation und Transparenz. Partner können jetzt in Echtzeit über das Portal mit DERTOUR kommunizieren und haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen. Sämtliche Aktivitäten – von der Kommunikation bis zur Kampagnenabwicklung – werden nun zentral über HubSpot gesteuert, was die Prozesse deutlich vereinfacht und optimiert. Und es gibt weitere positive Effekte: Die Zusammenarbeit ist nun spürbar einfacher und der Informationsfluss reibungsloser. Zusätzlich hat die neue Architektur die Datensicherheit erhöht. Alle Daten wurden sicher migriert und die Prozesse für Sales, Service und Partnerkommunikation weitgehend automatisiert. Diese Verbesserungen machen das System zukunftssicher und bieten Flexibilität für zukünftige Erweiterungen, wie beispielsweise die Integration mit SAP.
Monika Wisser fasst abschließend zusammen: „Die Implementierung des neuen Partnerportals für DERTOUR war eine spannende Herausforderung. Unser Ziel war es, eine Plattform zu schaffen, die sich nahtlos in die Arbeitsabläufe von DERTOUR integriert und gleichzeitig zukunftssicher ist. Die positiven Rückmeldungen von DERTOUR bestätigen uns, dass die Automatisierung und Flexibilität der neuen Lösung echten Mehrwert schaffen – vor allem haben sie die Arbeitsprozesse vereinfacht und die Zusammenarbeit mit den Partnern verbessert, was uns sehr freut.“
Folgende HubSpot-Technologien kommen zum Einsatz
An dieser Stelle gilt es einmal großes DANKESCHÖN loszuwerden – liebe Umsetzungspartner von Konzepthaus! Euer Einsatz hat dazu verholfen, dass Marketplace Geschichte ist und mit DERTOUR Connect eine neue Zeitrechnung begonnen hat! Unter anderem sind wir nun auf einer modernen, sicheren Plattform unterwegs, die unsere Group Anforderungen abbildet, die dynamische Datenanalysen erlaubt, die Transparenz, Erfolgsmessung und Budgetübersichten ermöglicht usw. Wir fühlten uns jederzeit als ein Teil eines Teams mit dem gleichen, großen Ziel. Einen tollen Job habt Ihr gemacht! Im Namen meiner Kolleginnen und Kollegen nochmals DANKE – gebt das gerne an die Kolleg:innen, die im Hintergrund mitgewirkt haben, weiter.
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Als Experten für Technologie und Integration setzen wir auf die CRM-Plattform HubSpot, um Lösungen zu erschaffen, die weit über das Gewöhnliche hinausgehen.
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