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zeit ag
Vom Datensilo zur integrierten Lösung:

Die zeit ag digitalisiert mit HubSpot

Die zeit ag ist ein führender Schweizer Softwareanbieter im Bereich moderne Zeiterfassungslösungen. Seit über 30 Jahren entwickelt das Unternehmen unter dem Dach der Volaris Group marktführende SaaS-Anwendungen zur Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung sowie Schichtplanung. Mit einem Team von rund 20 Mitarbeitenden bedient zeit ag Kunden aus Industrie, Handel, öffentlichem Sektor, Banken und Versicherungen – von KMU bis hin zu internationalen Konzernen.

Sales
Prozessoptimierung
Automatisierte
Lead-Qualifizierung
Mehrstufige
Deal-Pipelines
Marketing
Automation
CMS-Migration
in HubSpot
Service-Ticketing
mit Zeiterfassung
Bidirektionale
ERP-Integration

Der Weg zur Lösung

Ausgangssituation: Fragmentierte Systeme bremsen Wachstum und Effizienz

Die zeit ag stand vor der Herausforderung, ihr stark wachsendes Geschäft mit veralteten und isolierten Systemen zu managen. Im Marketing kam eine eigene Plattform zum Einsatz, der Vertrieb nutzte ein anderes Tool, der Support lief über Zendesk und die Buchhaltung über Navision. Diese fragmentierte Systemlandschaft führte zu Medienbrüchen, Datensilos und mangelnder Transparenz über Kundenkontaktpunkte hinweg. Um die Effizienz zu steigern und eine ganzheitliche Sicht auf Leads, Bestandskunden und Serviceanfragen zu ermöglichen, entschied sich die zeit ag gemeinsam mit konzepthaus für eine umfassende Einführung von HubSpot.

Projektverlauf und Lösungsansatz Strukturierter Einstieg: Fokus auf Sales-Prozesse

Der Projektstart im April 2024 konzentrierte sich zunächst auf den Sales-Bereich. Gemeinsam mit dem Vertriebsteam der zeit ag definierten die Consultants von konzepthaus einen klaren Lead-to-Deal-Prozess: Neue Leads flossen automatisch in HubSpot, wurden mithilfe des Lead-Prospecting-Tools qualifiziert und anschließend in unterschiedliche Deal-Pipelines überführt. Große Accounts mit mehrfachem Nutzerbedarf erhielten eine persönliche Betreuung („High-Touch“), während kleinere Budgets über eine Self-Service-Pipeline direkt zum Abschluss geführt wurden. Für Bestandskunden wurde zudem eine separate Pipeline eingeführt, um Up- und Cross-Selling effizient abzubilden. Automatisierungen wie Aufgaben-Pings, Erinnerungs-E-Mails und Standard-Notifications sorgten für reibungslose Abläufe.

Projektverlauf und Lösungsansatz Marketing-Reboot mit HubSpot

Nur wenige Monate später – im August 2024 – folgte die Integration des Marketing Hubs. konzepthaus verband alle Social-Media-Kanäle mit HubSpot, richtete ein Newsletter-System ein und nutzte HubSpot gezielt, um das Vertragsmanagement zu unterstützen – insbesondere durch die strukturierte Bereitstellung der neuen AGBs über Landing-Pages und automatisierte Kommunikationsprozesse.

Projektverlauf und Lösungsansatz Service neu gedacht: Vom Ticket zur Zeitabrechnung

Im Herbst 2024 rückte der Service Hub in den Fokus: Die Ablösung von Zendesk und der Aufbau einer übersichtlichen Ticket-Pipeline in HubSpot wurden angestoßen. Neben automatisierten Antworten und Erinnerungen befindet sich die Entwicklung einer individuellen Zeiterfassung pro Ticket aktuell in der Umsetzung. Ziel ist es, dass Service-Mitarbeiter:innen ihre Bearbeitungszeiten direkt im System erfassen können, um diese anschließend automatisiert für die monatliche Abrechnung zu konsolidieren.

Projektverlauf und Lösungsansatz Letztes Puzzlestück: ERP-Integration mit Navision

Ab September 2024 wurde die Integration von Navision in HubSpot umgesetzt, sodass Kundenstammdaten, Rechnungsinformationen und Lizenzdaten bidirektional synchronisiert werden. Damit sind sämtliche für den Vertrieb und den Service relevanten Informationen gebündelt und jederzeit zentral in HubSpot verfügbar – übersichtlich und ohne die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln.

Durch die gezielte Erweiterung der Benutzeroberfläche am Unternehmensdatensatz können Mitarbeitende sämtliche ERP-Daten direkt in HubSpot einsehen und bearbeiten. Diese Lösung eliminiert das letzte Datensilo und ermöglicht einen durchgängig transparenten und effizienten Zugriff auf alle wichtigen Informationen. So entfaltet HubSpot sein volles Potenzial als zentrale Plattform für Vertrieb und Service.

Das sagt
unser Kunde

Profilbild-Stefan-Müller-zeit-ag-4
Was mich besonders begeistert hat, war die partnerschaftliche Arbeitsweise mit konzepthaus: Immer fokussiert auf unsere Ziele, mit offener Kommunikation und tiefem gegenseitigem Vertrauen. Besonders hervorzuheben ist, wie schnell und zeitnah die Ergebnisse geliefert wurden – zuverlässig und so zügig, dass wir direkt die nächsten Schritte vorantreiben konnten.
STEFAN MÜLLER,
CEO zeit ag

Ergebnisse & Learnings

Team und Methodik

Es arbeiteten insgesamt bis zu acht Spezialist:innen gleichzeitig an dem Projekt – darunter Entwickler:innen, Integrations-Expert:innen und HubSpot-Consultant:innen. Als Schlüssel zum Erfolg erwies sich das iterative Vorgehen: Mitarbeitende wurden frühzeitig in Prozessdefinition und Systemanpassung eingebunden („Learning on the Job“), sodass neue Arbeitsabläufe direkt validiert und optimiert werden konnten.

Ergebnisse und Mehrwert

Innerhalb kürzester Zeit erreichte die zeit ag eine Mitarbeiterakzeptanz von über 90 % im neuen CRM-System. Automatisierte Aufgaben und Erinnerungen reduzierten den administrativen Aufwand um rund 30 %, während standardisierte Prozesse das Onboarding neuer Standorte erleichterten. Dank über 50 maßgeschneiderter Reports sind Vertriebszahlen, Marketing-Kampagnen und Service-Kennzahlen jederzeit einsehbar. Die vollständige Integration aller Kundenkontakte von Lead bis Serviceanfrage ermöglicht einen echten 360°-Blick auf den Kunden.

Key Learnings

Das Projekt zeigte, dass Flexibilität im Kopf und bei der Prozessgestaltung essenziell sind, um neue Systeme erfolgreich einzuführen. Standardfunktionalitäten von HubSpot sollten möglichst umfassend genutzt und nur dort angepasst werden, wo es wirklich nötig ist. Und nicht zuletzt: Change Management funktioniert am besten, wenn alle Beteiligten von Anfang an aktiv eingebunden werden.

Vorteile für zeit ag

Deutliche
Effizienzsteigerung
360°
Transparenz
Hohe
Nutzerakzeptanz
Skalierbarkeit
und Flexibilität
Die Einführung von HubSpot bei der zeit ag zeigt, wie leistungsfähig die Plattform ist, wenn Marketing, Vertrieb, Service und ERP nahtlos zusammenspielen. Besonders spannend war die Kombination aus individualisierten Sales-Prozessen, automatisierter Angebotslogik und der Navision-Schnittstelle – ein echtes Best-Practice-Beispiel für integriertes Customer Lifecycle Management.
MONIKA WISSER
Geschäftsführerin bei konzepthaus

Eingesetzte HubSpot-Technologien

CRM
Zentrale Verwaltung aller Kundenkontakte
Sales Hub
Lead-Qualifizierung, Deal-Pipelines automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen
Marketing Hub
Social-Media-Kanälen, Newsletter-System, Landing-Pages und HubSpot CMS
Service Hub
Ticketing-System zur Ablösung von Zendesk
Integrationen und Schnittstellen
Bidirektionale Synchronisation von Kundendaten, Rechnungen und Lizenzinformationen

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Als Experten für Technologie und Integration setzen wir auf die CRM-Plattform HubSpot, um Lösungen zu erschaffen, die weit über das Gewöhnliche hinausgehen.

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Bei konzepthaus bekommst Du 100% individuelle Lösungen, die perfekt auf Deine aktuellen Prozesse und Systeme zugeschnitten sind.

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