Eventmanagement mit HubSpot
von der Anmeldung bis zum Follow-up in einem System

Wie konzepthaus Registrierung, QR-Code-Check-in, Badge-Druck und Follow-up mit individuell entwickelten Funktionen direkt in HubSpot abbildet.

Die Landingpage steht, die Einladungen sind verschickt und die ersten Anmeldungen gehen ein. Was nach einem reibungslosen Start klingt, wird bei vielen Veranstaltungen schnell komplex: Teilnehmerlisten liegen in Excel, Bestätigungen werden über ein separates E-Mail-Tool versendet, der Check-in läuft in einer weiteren Anwendung und nach dem Event müssen die Daten mühsam zusammengeführt werden.

Jeder einzelne Schritt funktioniert. Doch die Prozesse sind nicht miteinander verbunden.

Das kostet nicht nur Zeit. Es erschwert auch den Überblick: Wer hat sich angemeldet? Wer war tatsächlich vor Ort? Welche Sessions wurden gebucht? Welche Interessen wurden im persönlichen Austausch deutlich? Und welche Kommunikation sollte nach der Veranstaltung folgen?

Genau hier liegt das Potenzial eines integrierten Eventmanagements auf Basis von HubSpot. Wenn Registrierung, Kommunikation, Check-in und Auswertung in einer gemeinsamen Systemlandschaft zusammenlaufen, wird aus einer Reihe einzelner Aufgaben ein durchgängiger Prozess.

Bei konzepthaus haben wir dafür in mehreren Kundenprojekten eine eigene technische Basis entwickelt und kontinuierlich erweitert. Das Ergebnis ist kein starres Standardprodukt, sondern ein praxiserprobtes Grundgerüst innerhalb von HubSpot, das wir an unterschiedliche Eventformate, Prozesse und Anforderungen anpassen können.

Events sind kein Sonderfall außerhalb des CRM

Veranstaltungen sind wichtige Kontaktpunkte entlang der Customer Journey. Trotzdem werden die dabei entstehenden Daten häufig getrennt von Marketing, Sales und Service verwaltet.

Dabei liefern Events wertvollen Kontext: Eine Anmeldung zeigt Interesse. Die tatsächliche Teilnahme macht Engagement sichtbar. Gebuchte Sessions, Gespräche und Kontaktwünsche geben Hinweise auf konkrete Themen und Bedarf.

Werden diese Informationen direkt mit den bestehenden Kontakt- und Unternehmensdaten in HubSpot verknüpft, entsteht ein vollständigeres Bild. Marketing kann die Kommunikation gezielter ausspielen, Sales erhält relevante Anknüpfungspunkte und Eventteams gewinnen Transparenz über Auslastung, Teilnahme und Resonanz.

Entscheidend ist deshalb nicht nur, einzelne Eventaufgaben zu digitalisieren. Entscheidend ist, sie mit den bereits vorhandenen Daten und Prozessen zu verbinden.

Von konzepthaus entwickelt und in der Praxis gewachsen

Unsere Lösung ist nicht am Reißbrett entstanden. Sie wurde gemeinsam mit Kunden für reale Veranstaltungen entwickelt und mit jeder neuen Anforderung weitergedacht.

Ein früher Ausgangspunkt war das Veranstaltungsmanagement für einen großen Kunden aus dem Mittelstand. Für ein zweitägiges Forum mit mehr als 800 Teilnehmenden und 90 Vorträgen bildeten wir den Eventprozess in HubSpot ab – von der Anmeldung über die Ticketerstellung bis zum Check-in. Individuelle Anforderungen wie Gutscheincodes, automatisierte Prüfungen, unterschiedliche Teilnehmertypen und aktuelle Dashboards wurden dabei direkt in die Prozesslogik integriert.

Weitere Projekte brachten neue Anforderungen hinzu: Mehrfachanmeldungen, QR-Code-Generierung, Self-Check-in, Badge-Druck, Breakout-Sessions, digitale Lead-Erfassung und ein differenzierteres Reporting. Aus einzelnen Lösungen entstand so Schritt für Schritt eine stabile, wiederverwendbare Architektur.

Heute müssen wir bei einem neuen Projekt deshalb nicht bei null beginnen. Die technologische Basis steht, zentrale Abläufe sind mehrfach erprobt und unser Team kennt die entscheidenden Schnittstellen zwischen CRM, Content, Automatisierung und individueller Entwicklung. Darauf aufbauend konfigurieren und erweitern wir die Lösung passend zum jeweiligen Unternehmen und Veranstaltungskonzept.

Als HubSpot Elite Solutions Partner verbinden wir dafür die Perspektiven von Entwicklern, Consultants und Strategen. So entsteht nicht nur eine technisch funktionierende Anwendung, sondern ein Eventprozess, der zur vorhandenen HubSpot-Architektur, zu den internen Abläufen und zur weiteren Kundenkommunikation passt.

Welche Eventprozesse sich mit HubSpot abbilden lassen

Je nach Veranstaltungsformat und Anforderung kann eine HubSpot-basierte Lösung den gesamten Ablauf unterstützen:

• Landingpages und mehrstufige Formulare für die Registrierung
• Anmeldung mehrerer Personen in einem Buchungsprozess
• automatisierte Bestätigungen, Erinnerungen und organisatorische Informationen
• individuelle QR-Codes als digitale Eintrittskarten
• manueller Check-in oder Self-Check-in vor Ort
• automatisierter Druck personalisierter Namensschilder
• Buchung und Verwaltung von Breakout-Sessions
• digitale Erfassung von Interessen und Kontaktwünschen
• Dashboards und Reports zu Anmeldung, Teilnahme und Auslastung
• Feedback- und Follow-up-Kommunikation nach dem Event

Welche Funktionen tatsächlich sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Format ab. Ein Kundenevent mit 100 Personen stellt andere Anforderungen als eine Fachmesse mit mehreren Ausstellern und mehr als 1.000 Gästen. Die technische Grundlage sollte deshalb standardisierbar sein, ohne die notwendige Flexibilität zu verlieren.

Vom Formular bis zum Follow-up: ein durchgängiger Ablauf

1. Registrierung ohne manuelle Teilnehmerlisten

Die Anmeldung beginnt auf einer Landingpage mit einem Formular, das genau auf das Event zugeschnitten ist. Neben klassischen Einzelanmeldungen können auch weitere Personen in einem gemeinsamen Prozess registriert werden.

Die Angaben werden strukturiert in HubSpot gespeichert und mit bereits vorhandenen Kontakt- und Unternehmensdaten verknüpft. Dadurch entfällt das manuelle Übertragen von Formularantworten in separate Listen. Gleichzeitig steht von Beginn an eine aktuelle Datenbasis für Kapazitätsplanung, Kommunikation und Reporting zur Verfügung.

2. Automatisierte Kommunikation vor dem Event

Nach der Anmeldung startet die passende Kommunikation automatisch. Teilnehmende erhalten eine Bestätigung und – je nach Setup – ihren persönlichen QR-Code. Erinnerungen, organisatorische Hinweise oder kurzfristige Änderungen können auf Basis des Anmeldestatus gezielt versendet werden.

So bekommt jede Person die für sie relevanten Informationen, während das Eventteam deutlich weniger manuelle E-Mails koordinieren muss.

3. Schneller Check-in und personalisierte Namensschilder

Am Veranstaltungstag dient der QR-Code als digitale Eintrittskarte. Er kann beim Empfang durch das Team gescannt oder für einen Self-Check-in genutzt werden. Der Teilnahmestatus wird direkt aktualisiert und kann den Druck eines personalisierten Namensschilds auslösen.

Gerade bei größeren Veranstaltungen sorgt dieser Ablauf für kürzere Wartezeiten und eine verlässliche Übersicht darüber, wer tatsächlich vor Ort ist.

4. Kontakte und Interessen digital erfassen

Bei Messen endet der relevante Datenfluss nicht am Eingang. Auch der Austausch zwischen Ausstellern und Gästen lässt sich digital unterstützen.

Ein QR-Code auf dem Namensschild kann beispielsweise ein vorausgefülltes Formular öffnen. Dort lassen sich Interessen, Gesprächsnotizen oder Kontaktwünsche ergänzen. Die Informationen werden anschließend strukturiert für die weitere Bearbeitung bereitgestellt – ohne handschriftliche Notizen oder nachträgliches Abtippen.

5. Auswertung und Nachbereitung

Nach dem Event stehen Anmelde- und Teilnahmedaten nicht isoliert in einer weiteren Anwendung, sondern können in HubSpot ausgewertet und für nachgelagerte Prozesse genutzt werden.

Das ermöglicht unter anderem:

• den Vergleich von Anmeldungen und tatsächlichen Teilnahmen
• Auswertungen nach Unternehmen, Zielgruppen oder Veranstaltungsformaten
• die Analyse gebuchter Sessions und thematischer Interessen
• personalisierte Follow-up-Strecken
• die gezielte Übergabe relevanter Kontakte an Sales oder Service
• Feedback-Abfragen für die Optimierung zukünftiger Events

Damit wird die Veranstaltung nicht als abgeschlossener Einzeltermin betrachtet, sondern als Teil einer fortlaufenden Kundenbeziehung.

Praxisbeispiel GENUSSWERK: 1.500 Gäste effizient registrieren und einchecken

Wie ein solcher Prozess in der Praxis aussehen kann, zeigt unsere Umsetzung für die GENUSSWERK in Ulm, ein Messeformat der GILDE – Ihr Partner für das Lebensmittelhandwerk eG. und ihrer Partner, den führenden Lebensmittelgroßhändlern & Brancheninitiativen in Süddeutschland, Vorarlberg und der Schweiz. Rund 1.500 Fachbesucherinnen und Fachbesucher trafen dort auf mehr als 160 Ausstellende.

Die Registrierung erfolgte über eine kompakte One-Pager-Landingpage mit einem mehrstufigen Formular. Darüber konnten Teilnehmende nicht nur sich selbst, sondern auch weitere Personen anmelden. Im Anschluss wurden die Bestätigungen und persönlichen QR-Codes automatisiert versendet.

Vor Ort scannten die Gäste ihren QR-Code beim Check-in. Daraufhin wurde direkt ein personalisiertes Namensschild ausgegeben. Ein zusätzlicher QR-Code auf dem Badge unterstützte die digitale Kontakterfassung zwischen Ausstellern und Besuchenden: Nach dem Scan öffnete sich ein vorausgefülltes Formular, in dem sich Interessen und Kontaktwünsche festhalten ließen.

So entstand ein zusammenhängender Prozess – von der ersten Anmeldung über den Einlass bis zur strukturierten Weiterverarbeitung der Kontakte.

Eine erprobte Basis – individuell für jedes Unternehmen

Ein einzelnes Event lässt sich mit Formularen, Eigenschaften und Workflows vergleichsweise schnell abbilden. Sobald jedoch unterschiedliche Formate, wiederkehrende Veranstaltungen oder komplexere Anmeldeprozesse hinzukommen, wird die Struktur im Hintergrund entscheidend.

In unserer HubSpot-basierten Lösung werden Events über Custom Objects strukturiert abgebildet. Dadurch lassen sich Veranstaltungsdaten, Teilnehmende, Statusinformationen und weitere relevante Objekte sauber miteinander verknüpfen. Neue Events und neue Kundenprojekte können auf einer bewährten Architektur aufsetzen, anstatt jedes Mal vollständig neu konzipiert zu werden.

Das macht einen deutlichen Unterschied: Während die Einrichtung zu Beginn noch mehrere Tage beanspruchte, lässt sich ein neues Event in einem standardisierten Setup heute innerhalb weniger Stunden aufsetzen. Gleichzeitig bleibt ausreichend Spielraum für individuelle Anforderungen – etwa bei Formularen, Check-in-Prozessen, Sessionbuchungen oder Reporting.

Das Grundgerüst gibt Stabilität und spart Entwicklungszeit. Welche Komponenten eingesetzt werden und wie die einzelnen Prozesse ausgestaltet sind, entscheiden wir jedoch für jedes Unternehmen individuell. Eine kleinere Kundenveranstaltung benötigt möglicherweise nur Registrierung, Kommunikation und Check-in. Bei einer Messe können zusätzlich Mehrfachanmeldungen, Badge-Druck, Ausstellerprozesse und Lead-Erfassung relevant sein. Für kostenpflichtige Formate kommen wiederum Zahlungs- und Rechnungsprozesse hinzu.

Standardisierung und Individualisierung schließen sich damit nicht aus. Eine gute Architektur verbindet beides – und kann mit den Anforderungen weiter wachsen.

Warum möglichst viel direkt in HubSpot abbilden?

Natürlich lassen sich auch bestehende Eventprogramme mit HubSpot verbinden. Im HubSpot Marketplace stehen verschiedene Anwendungen bereit, die beispielsweise Registrierungs- und Teilnahmedaten mit dem CRM synchronisieren.

Unser Ansatz geht einen anderen Weg: Wir bilden möglichst viele Eventprozesse direkt in der bestehenden HubSpot-Landschaft ab. Dadurch müssen Daten nicht erst zwischen mehreren Systemen übertragen und unterschiedliche Datenmodelle aufeinander abgestimmt werden. Kontakte, Unternehmen, Anmeldungen, Kommunikation und Follow-up greifen auf eine gemeinsame Grundlage zu.

Vor allem bei individuellen Abläufen ist das ein entscheidender Vorteil. Statt die eigenen Prozesse an die Grenzen eines Standardtools anzupassen, entwickeln wir die benötigte Logik passend zum Unternehmen – auf Basis einer Architektur, die sich bereits in mehreren Projekten bewährt hat.

Praxisbeispiel VME: Eventmanagement als Teil einer zentralen Serviceplattform

Wie integriertes Eventmanagement in einer größeren Plattformstrategie funktioniert, zeigt unser davon unabhängiges Projekt mit dem VME Einrichtungspartnerring. Dort wurde HubSpot als zentrale Plattform für Mitglieder-, Service- und Unternehmensdaten aufgebaut. Auch Veranstaltungsprozesse werden innerhalb dieser Systemlandschaft organisiert: von der Anmeldung über automatisierte Kommunikationsstrecken bis zu Auswertung und Nachverfolgung.

Der entscheidende Vorteil liegt in der Verbindung. Eventdaten stehen nicht losgelöst neben den übrigen Mitglieder- und Servicedaten, sondern ergänzen die vorhandene Sicht auf Unternehmen und Kontakte. Das reduziert manuelle Aufwände, erhöht die Transparenz und schafft eine skalierbare Grundlage für weitere digitale Prozesse.

Mehr über das Projekt in der Case Study zum VME Einrichtungspartnerring erfahren

Welche Erweiterungen künftig möglich sind

Ist die technische Grundlage einmal geschaffen, lässt sich der Eventprozess schrittweise weiterentwickeln. Denkbar sind zum Beispiel dynamische Agenden, automatisierte Event-Dashboards, integrierte Feedbackprozesse oder die Abwicklung kostenpflichtiger Veranstaltungen.

Dabei muss nicht jede Funktion von Anfang an umgesetzt werden. Sinnvoller ist eine Architektur, die mit den Anforderungen wachsen kann. So beginnt ein Projekt vielleicht mit Registrierung und E-Mail-Kommunikation und wird später um Check-in, Badge-Druck, Sessionplanung oder Zahlungsprozesse erweitert.

Fazit: Erfolgreiches Eventmanagement beginnt mit verbundenen Prozessen

Ein gutes Eventerlebnis entsteht nicht erst auf der Veranstaltungsfläche. Es beginnt bei einer einfachen Anmeldung, setzt sich in relevanter Kommunikation und einem reibungslosen Check-in fort und endet mit einer passenden Nachbereitung.

Wenn diese Schritte in HubSpot zusammengeführt werden, profitieren nicht nur die Teilnehmenden. Eventteams sparen manuelle Arbeit, Marketing und Sales erhalten bessere Daten und Unternehmen gewinnen eine belastbare Grundlage für die Planung weiterer Veranstaltungen.

Der größte Mehrwert entsteht deshalb nicht durch ein einzelnes Feature, sondern durch die Verbindung von Event, CRM und Kommunikation in einem durchgängigen System.

Genau dafür haben wir bei konzepthaus in den vergangenen Projekten die technische und konzeptionelle Basis geschaffen. Wir bringen das erprobte Grundgerüst, die praktische Eventerfahrung und das Entwicklungs-Know-how mit – und machen daraus eine Lösung, die zu den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passt.

Du möchtest Deine Eventprozesse mit HubSpot verbinden?

Ob Kundenevent, Konferenz oder Fachmesse: Gemeinsam schauen wir uns Deine Anforderungen und Deine bestehende HubSpot-Landschaft an. Auf Basis unserer praxiserprobten Eventarchitektur zeigen wir Dir, wie sich Registrierung, Kommunikation, Check-in und Auswertung individuell und skalierbar abbilden lassen.

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FAQ Häufige Fragen zum individuell entwickelten Eventmanagement in HubSpot

• Ist Eventmanagement standardmäßig in HubSpot enthalten?

  Nein. HubSpot stellt zwar grundlegende Funktionen wie Landingpages, Formulare, CRM-Daten, E-Mails und Workflows bereit. Ein vollständiger Eventprozess mit Mehrfachanmeldungen, persönlichen QR-Codes, Check-in, Badge-Druck oder Sessionverwaltung ist jedoch nicht standardmäßig enthalten. Diese Funktionen haben wir bei konzepthaus auf Basis unserer HubSpot- und Entwicklungsexpertise individuell entwickelt.
  

• Handelt es sich dabei um ein separates Eventmanagement-Programm?

  Nein. Wir haben kein eigenständiges Eventprogramm entwickelt, das unabhängig neben HubSpot betrieben wird. Die von uns entwickelten Eventfunktionen werden direkt in die vorhandene HubSpot-Systemlandschaft eingebunden. Kontakte, Unternehmen, Veranstaltungen, Anmeldungen und Teilnahmedaten bleiben dadurch miteinander verbunden.

• Welche Eventfunktionen hat konzepthaus für HubSpot entwickelt?

  Unsere technische Basis kann unter anderem Mehrfachanmeldungen, individuelle QR-Codes, Check-in und Self-Check-in, automatisierten Badge-Druck, Breakout-Sessions, digitale Lead-Erfassung sowie Event-Reporting unterstützen. Diese Funktionen gehören nicht zum standardmäßigen Funktionsumfang von HubSpot, sondern wurden von uns für reale Kundenprojekte entwickelt und anschließend zu einer wiederverwendbaren Architektur ausgebaut.

• Wie wird die Eventlösung technisch in HubSpot abgebildet?

  Wir kombinieren vorhandene HubSpot-Funktionen mit individuell entwickelter Logik. Dazu gehören je nach Projekt beispielsweise Formulare, Workflows, CRM-Eigenschaften, Custom Objects, individuelle Programmierung und passende Schnittstellen. So entsteht eine Eventlösung, die innerhalb der bestehenden HubSpot-Architektur funktioniert und an die jeweiligen Prozesse angepasst werden kann.

• Warum werden die Eventprozesse direkt in HubSpot umgesetzt?

  Durch die direkte Umsetzung in HubSpot müssen relevante Daten nicht zwischen einem externen Eventtool und dem CRM übertragen werden. Unternehmen, die HubSpot bereits einsetzen, benötigen außerdem kein zusätzliches Eventmanagement-Tool mit weiteren Lizenzkosten. Die individuell entwickelten Eventfunktionen werden direkt in die vorhandene HubSpot-Systemlandschaft integriert. Anmeldungen, Teilnahmestatus, Interessen und Kontaktwünsche stehen damit im gleichen System wie die bestehenden Kontakt- und Unternehmensdaten zur Verfügung. Das schafft eine gemeinsame Datenbasis für Eventteam, Marketing, Sales und Service.

• Welche Eventprozesse können individuell entwickelt werden?

  Abhängig vom Veranstaltungskonzept können wir unter anderem Registrierung, Mehrfachanmeldungen, automatisierte Kommunikation, QR-Code-Erstellung, Check-in, Namensschilddruck, Sessionbuchungen, Lead-Erfassung, Reporting und Follow-up in HubSpot umsetzen. Dabei wird für jedes Unternehmen geprüft, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden.

• Kann HubSpot ohne individuelle Entwicklung für den Event-Check-in genutzt werden?

  Ein vollständiger Check-in-Prozess mit persönlichen QR-Codes, direkter Aktualisierung des Teilnahmestatus und automatisiertem Badge-Druck steht in HubSpot nicht als fertige Standardfunktion zur Verfügung. Für solche Abläufe sind eine passende technische Architektur und individuelle Entwicklung notwendig. Genau dafür verbinden wir unsere HubSpot-Expertise mit praktischem Entwicklungs-Know-how.

• Was unterscheidet die Lösung von einer klassischen Eventsoftware?

  Klassische Eventprogramme werden häufig als zusätzliches System eingesetzt und anschließend mit dem CRM verbunden. Unser Ansatz integriert die individuell entwickelten Eventfunktionen direkt in die HubSpot-Landschaft. Dadurch können Eventdaten ohne getrennte Datenbestände unmittelbar in bestehende Marketing-, Sales- und Serviceprozesse einfließen.

• Muss die Eventlösung für jedes Unternehmen neu entwickelt werden?

  Nicht vollständig. Wir haben bereits eine praxiserprobte technische Basis entwickelt, auf der neue Projekte aufsetzen können. Das Grundgerüst wird anschließend an das Veranstaltungsformat, die vorhandene HubSpot-Architektur und die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst und bei Bedarf erweitert.

• Für welche Unternehmen eignet sich eine individuell entwickelte Eventlösung in HubSpot?

  Der Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die HubSpot bereits als zentrale CRM-Plattform einsetzen und ihre Eventprozesse eng mit Marketing, Sales oder Service verbinden möchten. Er ist außerdem interessant, wenn Standard-Eventtools die eigenen Abläufe nicht ausreichend abbilden oder zu viele getrennte Systeme entstehen würden.