Deal Allocator - Anleitung Setup

1. Installieren der App

Um die DealAllocator App auf Ihrem HubSpot zu installieren, öffnen Sie den Installationslink in Ihrem Browser. Sie werden dann zu HubSpot weitergeleitet. Wählen Sie Ihren HubSpot-Account aus und klicken Sie auf die Schaltfläche App verbinden. 

Während der Installation wird die App automatisch die folgenden sechs Eigenschaften für das Unternehmensobjekt anlegen:

Segment (mit einer Platzhalteroption)
Koordinaten (wird automatisch ausgefüllt)
Max. Fahrtdistanz
Max. Fahrtzeit
Zugehörige Kontakt-ID
Zuweisungsstatus

Nach der automatischen Einrichtung werden Sie für die nächsten Schritte zu dieser Einrichtungsanleitung weitergeleitet. 

2. HubSpot-Einrichtung


Nachdem Sie die App auf Ihrem HubSpot-Portal installiert haben, müssen Sie vier Eigenschaften in HubSpot definieren. 

Segmente

Im ersten Schritt gehen Sie in Einstellungen → Eigenschaften und filtern nach "Unternehmenseigenschaften". Suchen Sie dann nach der Eigenschaft "Segment" und klicken Sie auf "Bearbeiten", um den Eigenschaftseditor zu öffnen. Definieren Sie nun die Segmente, die Ihre Unternehmen sein können.


!! WICHTIG !!!

Verwenden Sie keine Sonderzeichen für den internen Wert der Optionen.

Klicken Sie auf Speichern.




Deal-Eigenschaften

Immer noch in Eigenschaften müssen Sie nun die Deal-Eigenschaften definieren. Klicken Sie auf Eigenschaft erstellen und wählen Sie im Editor den Objekttyp: Deal.

Sie müssen eine Eigenschaft für die Lieferadresse oder Postleitzahl anlegen. Die Gruppe, die Beschriftung und die Beschreibung sind Ihnen überlassen. Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie Einzeiliger Text als Feldtyp. Klicken Sie auf Erstellen, um Ihre Eigenschaft fertigzustellen.

Machen Sie dasselbe für eine Eigenschaft Land, die das Land der Geschäftspostleitzahl angibt.

Die dritte Eigenschaft, die Sie benötigen, ist das Geschäftssegment.  Klicken Sie wieder auf Eigenschaft erstellen und wählen Sie im Editor Objekttyp: Deal. Die Gruppe, die Beschriftung und die Beschreibung sind Ihnen überlassen. Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie als Feldtyp Dropdown-Auswahl. Geben Sie die gleichen Optionen ein wie in der Unternehmenseigenschaft "Segment" aus dem vorherigen Schritt. 

!! WICHTIG !!!

Achten Sie darauf, dass die Segmente, die Sie hier definieren, mit den Segmenten übereinstimmen, die Sie für die Firmeneigenschaft definiert haben. Die internen Werte müssen übereinstimmen. 

Klicken Sie auf Erstellen, um Ihre Eigenschaft fertigzustellen.


3. Firmen importieren und aktualisieren

!! Wichtig !!!

Jede Firma kann nur ein Segment darstellen. Daher müssen Sie mehrere Firmen importieren, wenn eine einzelne Firma mehrere Segmente hat. 

Nun müssen Sie die Firmen, die die Informationen für die Geschäftszuordnung enthalten, importieren oder aktualisieren. Die Unternehmen müssen die folgenden Informationen enthalten:

Firmenname (Standard-HS-Eigenschaft)
Segment 
Adresse (Standard HS-Property)
Postleitzahl (Standard-HS-Eigenschaft)
Ort (Standard HS-Property)
Max. Fahrzeit/Entfernung (abhängig von der gewünschten Zuordnungsmethode)
Zuweisungsstatus
(Zugehörige Kontakt-ID) - Nicht erforderlich.

Um den Prozess zu beschleunigen, empfehlen wir Ihnen dringend, die Importfunktion von HubSpot zu nutzen:

Öffnen Sie in HubSpot unter Kontakte den Punkt Unternehmen und klicken Sie auf Import. Eine Vorlage für den Import finden Sie hier.

Folgen Sie dem Import-Assistenten. Und ordnen Sie die Felder entsprechend zu.

Um die wichtigsten Zuordnungseigenschaften schnell zu sehen und diese zu aktualisieren, nutzen Sie die Deal Allocator CRM-Action Card, die Sie auf der rechten Seite Ihrer Firmenseite sehen können.


4. Workflow konfigurieren

Der letzte Schritt beim Einrichten des DealAllocators ist das Einbinden der benutzerdefinierten Workflow-Aktion in Ihren Deal-Workflow. Öffnen Sie Workflows und wählen oder erstellen Sie einen Workflow, der den Allokationsprozess starten soll. Nachdem Sie die Auslöser für den Workflow definiert haben, können Sie die Aktion hinzufügen, indem Sie auf + klicken. Auf der rechten Seite sollten Sie eine Liste der verfügbaren Aktionen sehen. Gehen Sie zum Abschnitt Deal Allocator App und wählen Sie die Aktion Deal Allocation.

Nun müssen Sie die Aktion konfigurieren. Wählen Sie zunächst die Allocation-Methode (entweder Entfernung oder Reisezeit). Wählen Sie im Feld Postleitzahl, Land und Segment die Deal-Eigenschaft, die die Adresse/Postleitzahl, das Land und das Segment für die Deals darstellt.

Wählen Sie zuletzt aus, welche Zuordnung vorgenommen werden soll. Sie können wählen: 

  • den zugewiesenen Firmeninhaber als Geschäftseigentümer festlegen 
  • die Firma mit dem Geschäft verknüpfen 
  • den Kontakt, den Sie in der zugeordneten Firma angegeben haben, dem Geschäft zuordnen.