Intuitiv und individuell: konzepthaus entwickelt für die All For One Group nachhaltige HubSpot-Lösung für Events

Über All For One

Die All for One Group SE mit Sitz in Filderstadt hat es sich zur Aufgabe und Mission gemacht, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen in einer digitalen Welt zu steigern. Dafür vereint die Consulting- und IT-Gruppe Strategie-, Management- und Prozessberatung, Branchen-Expertise und Technologie-Know-how in Kombination mit IT-Beratung und -Services unter einem Dach. Mit rund 2.700 Mitarbeitenden betreut All for One über 3.000 Kunden aus Deutschland, Österreich, Schweiz, Polen, Ägypten und der Türkei. HubSpot Partner konzepthaus Web Solutions unterstützt das Team speziell im Bereich Marketing Automation und entwickelte für den Beratungs- und IT-Profi ein ausgefeiltes Eventtool auf HubSpot-Basis.

 

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Fast Facts

Eventmanagement in HubSpot

Gesamtes Eventmanagement in HubSpot 

Automatisierter Prozess

Automatisierter Prozess für Anmeldung, Check-In & Abrechnung

Transparenz der Touchpoints

Volle Transparenz über alle Touchpoints inkl. Tracking und Datenauswertung nach dem Event

Kunde im Mittelpunkt

360°-Blick auf den Kunden

Ausgangssituation

Flexibilität und Skalierbarkeit von HubSpot auch für Events?

Strategie, Geschäftsmodell, Customer & Employee Experience, New Work, Big Data & Analytics genauso wie IoT, Artificial Intelligence oder Cybersecurity & Compliance und dem intelligenten ERP als digitalen Kern: In diesen Handlungsfeldern unterstützt die All for One Group mit spezialisierten Tochtergesellschaften und Units ihre vorranging mittelständischen Kunden bei der Unternehmenstransformation und dem Ausbau ihrer Wettbewerbsstärke. Das perfekte Zusammenspiel von Menschen, Strategien, Prozessen, Daten und Systemen ist dabei entscheidend.

Schon seit einigen Jahren setzt All for One auf die HubSpot-Lösungen Marketing Hub Enterprise, CMS Hub Enterprise und Sales Hub Starter, seit 2017 in enger Zusammenarbeit mit konzepthaus Web Solutions – und zwar insbesondere im Bereich Marketing Automation. Beispielsweise sind alle Formulare auf der Firmenwebsite von All for One HubSpot-Formulare, die vom hauseigenen Marketingteam individuell gestaltet und angepasst werden können.

Weil man mit den HubSpot-Tools durchweg gute Erfahrungen gemacht hatte, kam man auf die naheliegende Idee, die vielseitigen und anpassbaren Lösungen auch für die Planung und Durchführung eines eigenen Events einzusetzen – im Rahmen des von der All for One Group gehosteten und inhouse durchgeführten Mittelstandsforums, das 2022 mit rund 1.000 Teilnehmenden in Frankfurt am Main stattfand. Zuvor war bei All for One der Xing-Eventmanager im Einsatz.
 
Dominik Oswald, Director Marketing bei der All for One Group, erläutert, wie es zu dem Entschluss kam, das komplette Event mithilfe von HubSpot umzusetzen: „Wir waren der Meinung, dass ein Dienstleister, der Digitalisierung verkauft, eine inhouse entwickelte Lösung aus einem Guss für die Veranstaltung anbieten sollte. So entstand die Idee, das Eventmanagement zum Mittelstandsforum mit dem System abzuwickeln, mit dem wir sowieso schon arbeiten - also mit HubSpot."

Herausforderung

Einfach zu nutzendes, nachhaltiges Eventtool – für verschiedenste Zielgruppen

konzepthaus stand also vor der spannenden Aufgabe, ein Tool zu entwickeln, mit dem das gesamte Eventmanagement für die anstehende Inhouse-Veranstaltung von All for One in HubSpot abgebildet werden konnte.

Nicht nur das: Die besondere Herausforderung lag darin, einen möglichst automatisierten, einfachen Check-in-Prozess für die Teilnehmenden aufzusetzen, der nicht nur für das Mittelstandsforum 2022 genutzt werden konnte, sondern auch für alle Folgeveranstaltungen von All for One. Das Stichwort: Nachhaltigkeit.
 
Zudem sollte das Eventtool auch für die vielen verschiedenen internen Zielgruppen bei All for One einen Mehrwert bieten – für die Verantwortlichen im Anmeldeprozess, für die Kolleginnen und Kollegen der Check-In- Betreuung und Corona-Teststationen sowie die Vertriebsleute vor Ort.
nachhaltige HubSpot-Lösung für Events
HubSpot-Lösung für Events

  • Wir hatten uns das Ziel gesetzt, einen möglichst automatisierten, einfachen Check-in-Prozess aufzusetzen, den wir nicht nur für das Mittelstandsforum, sondern für alle folgenden Veranstaltungen verwenden können und für die vielen verschiedenen Zielgruppen einen großen Mehrwert bietet - also den Personen, die sich um die Anmeldung kümmern, den Kollegen, die den Check-In betreuen, und den Sales-Leuten vor Ort.

     
    DOMINIK OSWALD
    Director Marketing, All For One Group SE

    Lösung

    Automatisierter Anmelde-, Check-In und Abrechnungsprozess

     
    Von Beginn an war für alles gesorgt. Die Einladung zum ‘All for One Mittelstandsforum 2022‘ erfolgte per Mailings und Telefon. Die gesamte Kommunikation – auch Werbeaktivitäten wie Google und Facebook Ads – führte zum Anmeldeformular der Event-Website, auf der Interessierte ein Tages- oder Kongressticket buchen konnten. Informationen bzw. Abfragen zum benötigen Impfnachweis und verfügbaren Coronatests vor Ort waren selbstverständlich ebenfalls verfügbar. Dank HubSpot lief der automatisierte Anmelde- und Check-In-Prozess für das Event einfach und reibungslos. Nach der Ticketbuchung erhielten die Teilnehmenden automatisch eine Dankesmail mit der Registrierungsbestätigung und einem QR-Code, die über die E-Mail-Marketing-Software von HubSpot verschickt wurden. Der individuelle QR-Code wurde über eine separate App generiert, die das konzepthaus-Team speziell für HubSpot entwickelt hat. Ebenso wurde dort ein Deal erstellt, um die Ticketbuchung aller Teilnehmenden zu speichern und der jeweiligen Firma zuzuordnen. Mithilfe der digital hinterlegten 3G- Nachweise konnte All for One sofort sehen, wer sich entsprechend angemeldet hatte – und die Kapazitäten der Corona-Station vor Ort vorab besser planen
     

    Individuelle QR-Codes, Apps: HubSpot machts möglich

    Dominik Oswald: „HubSpot ist sehr anpassungsfähig. Einfach gesagt: Alles, was man sich so ausmalt, kann man durch Anbindungen von Apps oder durch eigene Programmierung in HubSpot realisieren. In den vergangenen zwei Jahren ist mir im Grunde genommen nichts begegnet, was man mit HubSpot nicht hätte machen können." Und weil HubSpot so flexibel und anpassungsfähig ist, erfolgte die Entwicklung und Implementierung der entsprechenden Lösungen für das Mittelstandsforum von All for One wie geplant in time and budget. Alle gewünschten Funktionen und Tools waren auf einer zentralen und nutzerfreundlichen Plattform vereint.
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      Wir haben von Anfang an gesagt, wir möchten in unserem System, in dem firmeneigenen HubSpot der All for One Group, Transparenz über den Kunden haben − also wirklich den 360-Grad-Blick auf den Kunden. Das bedeutet, vom ersten Touchpoint, als er über ein Mailing auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht wurde, über die Anmeldung bis hin zur Abrechnung. Es ging darum, den gesamten Prozess transparent abzubilden: Wann hat sich der Kunde angemeldet? Wozu hat er sich angemeldet? War er bei derVeranstaltung? Was hat er sich bei der Veranstaltung gegebenenfalls nochmal angeschaut? Hat er auch die richtige Rechnung bekommen und ist die Rechnung auch bezahlt? Es war uns wichtig, den gesamten Prozess in der eigenen HubSpot-Lösung zu haben und nicht in einer Fremdlösung.
       
      MONIKA WISSER
      Chief Marketing Officer, konzepthaus Web Solutions
    • Wir haben von Anfang an gesagt, wir möchten in unserem System, in dem firmeneigenen HubSpot der All for One Group, Transparenz über den Kunden haben − also wirklich den 360-Grad-Blick auf den Kunden. Das bedeutet, vom ersten Tou
       
      MONIKA WISSER
      Chief Marketing Officer, konzepthaus Web Solutions

      Ergebnisse

      Bei der Veranstaltung selbst, im Mai 2022, lief alles perfekt. Dank QR-Code und App waren der Check-In und die Ausgabe personalisierter Namenspatches für alle Teilnehmenden direkt vor Ort denkbar einfach und schnell erledigt. On top ermöglichte die durch HubSpot geschaffene Event-Lösung, die Kundschaft besser zu tracken und spezifischer zu unterscheiden – in Bestandskunden, potenzielle Kunden, Interessenten etc. Das war natürlich vor allem für die Vertriebsmitarbeitenden von All for One interessant – in HubSpot konnten sie so sofort sehen, ob ihre Kundin oder ihre Kunde bereits eingecheckt hatte oder  welche Interessenten von wem und wie angesprochen werden sollten. Auch wichtige Updates für das Sicherheitspersonal zur Anzahl der Teilnehmenden – wer ist schon da, wer kommt noch – waren digital quasi in Echtzeit verfügbar.

      Easy Event-Tracking

      Und das Beste: Der Anmeldeprozess im HubSpot-Eventtool kann jederzeit optimiert und an die individuellen Bedürfnisse von All for One angepasst werden. Zugleich liegen alle Daten im HubSpot CRM vor und können ganz einfach für die Marketing-Automation genutzt werden, erzählt Dominik Oswald: „Wir haben die Daten der Veranstaltung fürs Marketing genutzt und sie pro Marketing-Unit heruntergebrochen in Reportings. So konnten wir detailliert berichten, was die gesamte Veranstaltung gebracht hat.“ Das heißt: Da die Interessen der Kunden während des Mittelstandsforums auf unterschiedliche Tage aufgeteilt waren, konnte All for One die rund 1.000 Teilnehmenden zielgruppengerecht und nach Interessenlage ansprechen – und die entsprechenden Daten nach dem Event gezielt auswerten. Eine reibungslose Abrechnung war selbstverständlich ebenfalls integraler Bestandteil des Eventtools auf HubSpot Basis.
       

      Ideale Lösung – auch für Folgeveranstaltungen

      All For One hatte dadurch zu jedem Zeitpunkt volle Transparenz über die gesamte Veranstaltung – vom ersten Touchpoint via Mailings über die Anmeldung bis hin zur Abrechnung. Monika Wisser abschließend: „Der spezielle Fall der All For One Group zeigt, dass HubSpot nicht nur Maßstäbe setzt in Bezug auf Inbound Marketing, Vertrieb und Kundenservice, sondern auch viele Möglichkeiten bietet für eigene und hochindividuelle Lösungen.“
       
      Nach dem erfolgreichen Praxistest soll die selbst entwickelte, vielseitige und transparente HubSpot-Lösung für das Eventmanagement auch bei künftigen Veranstaltungen der All for One Group zum Einsatz kommen.

      Vorteile für All For One

      Das Eventtool von HubSpot unterstützt All For One beim gesamten Eventmanagement und bietet folgende Vorteile:

      Eventmanagement in HubSpot

      Gesamtes Eventmanagement in HubSpot 

      Automatisierter Prozess

      Automatisierter Prozess für Anmeldung, Check-In & Abrechnung

      Transparenz der Touchpoints

      Volle Transparenz über alle Touchpoints inkl. Tracking und Datenauswertung nach dem Event

      Kunde im Mittelpunkt

      360°-Blick auf den Kunden

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        Wir haben die Daten der Veranstaltung fürs Marketing genutzt und sie pro Marketing-Unit heruntergebrochen in Reportings.
        So konnten wir detailliert berichten, was die gesamte Veranstaltung gebracht hat.
         
         
         
        DOMINIK OSWALD
        Director Marketing, All For One Group SE

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